Как команда контент-маркетинга Руллы использует свой продукт, чтобы создавать качественный контент

У Руллы есть собственная команда контент-маркетинга — с маркетологом, редактором и авторами, всё как положено. Мы пишем статьи о продукте в этот блог и на популярных интернет-площадках. И раз уж мы решили рассказывать об успешных кейсах пользователей нашего сервиса, честным будет начать с самих себя.

Рассказываем, как используем трекер задач и корпоративный мессенджер, чтобы вовремя выпускать статьи и другие материалы 🚀

Придумываем концепцию. Один раз в месяц контент-маркетолог и редактор собираются на созвон с командой продукта и вместе накидывают идеи для будущих статей. Важно, чтобы контент был не «высосаным из пальца», а рассказывал о возможностях сервиса и отражал экспертность его создателей. Кофаундеры Руллы сами предлагают темы для публикаций и охотно дают интервью авторам. Результаты брейншторма мы переносим в табличку.

Переносим темы в бэклог. Далее редактор выгружает темы статей из гугл-таблицы на доску таск-трекера Руллы — в столбец «Запланировано». Здесь задачи ждут своего часа, чтобы отправиться к авторам.

Редактор отдает авторам статьи в работу и перетаскивает карточки задач в столбец «В работе у авторов». Большинство статей не привязаны к событиям в календаре, поэтому авторы могут заранее взять материал и работать над ним две-три недели, а то и месяц. Главное вовремя принести драфт на проверку.

Настраиваем карточку задачи. Когда редактор передал задачу автору, он заполняет данные в карточке таска. Это удобно, чтобы потом ничего не перепутать и следить за сроками. Какие поля мы заполняем:

Планируем контент на месяц. Статьи, которые должны выйти в текущем месяце, редактор переносит в колонку «План на месяц». Это позволяет легко увидеть, сколько работы еще предстоит сделать — и комфортно распределить рабочую нагрузку.

Редактор принимает контент у авторов. Когда автор написал статью, он прикрепляет ссылку на гугл докс в поле «Ссылки» в карточке задачи. Это удобно, чтобы потом не искать ссылки по почтовым ящикам или чатам в мессенджерах. Редактору приходит уведомление, он может оперативно оставить комментарии и отправить материал на доработку.

Дорабатываем срочные задачи. Если по какой-то задаче истекли сроки, дата на карточке таска будет отмечена красным. Это помогает с первого взгляда на доску понять, какие задачи нуждаются в срочной доработке. Если профакапили дедлайн — можно быстро скорректировать контент-план, чтобы в итоге нужное количество статей вышло вовремя.

Пользуемся библиотекой ссылок. Функционал Руллы позволяет собирать все ссылки по проекту в одном месте, чтобы не переключаться между экранами. В нашей библиотеке контент-маркетинга — архив статей, редполитика, табличка с контент-планом и шаблоны UTM-меток. Это облегчает онбординг: новому автору можно просто расшарить доску, а не кидать в личку кучу ссылок на материалы.

Ведём реестр контента. Все статьи из таск-трекера переносим в гугл-таблицу, чтобы потом наглядно и по месяцам можно было отследить — когда, где и сколько публикаций вышло. Нам нравится настраивать таблички, в которых удобно работать и быстро находить нужное. Мы можем буквально в пару кликов найти ссылку на любую статью, даже если она вышла год назад.

Общаемся в чате. У каждой задачи в Рулле есть отдельный чат, в который можно попасть из карточки или через список чатов. Переписку по конкретному таску стараемся вести в привязанном чате. Так вся информация хранится в одном месте, данные не теряются и в любой момент можно быстро восстановить контекст обсуждения задачи.

Используем AI-ассистента. Виртуальный помощник умеет составлять краткое резюме переписки за все время или за определенный срок. Это удобно, например, при онбординге сотрудников, чтобы быстро ввести в курс дела нового человека. Ну или когда коллега только вышел из отпуска и нужно быстро разобраться, что произошло за время его отсутствия.

Согласуем статьи внутри компании. Когда работа над статьей завершена, редактор переносит таск в колонку «Ревью» и отправляет драфт команде продукта — для правок и утверждения. На этом этапе в поле «Срок» вместо дедлайна для автора он ставит дату выхода публикации на площадке.

Согласуем статьи с редакциями площадок. Когда все внутренние одобрения получены, статьи для блога сразу отправляем на публикацию. Некоторые площадки тоже возвращают статью для доработки: например, чтобы опубликоваться в «РБК Компании», статью иногда приходится переделывать по несколько раз. Всё это время задача висит в статусе «Готово к публикации».

Публикуем статьи. После публикации карточку переносим в столбец «Опубликовано», а задача получает статус «Завершена». Задачи истекшего месяца отправляются в архив, а бэклог пополняется новыми темами для статей.

Мы пользуемся Руллой с момента запуска, и вот что можем сказать о функциональности нашего сервиса для задач контент-маркетинга:

✅ команде не приходится переключаться между мессенджером, таск-трекером и электронной почтой: вся информация по проектам лежит в одном месте, ее удобно находить, а если кто-то подключился в середине процесса — можно быстро разобраться с помощью AI-ассистента;

✅ редактор видит полную картину прогресса по статьям на разных стадиях: если с какими-то материалами возникают проблемы, он может быстро подключиться и решить вопрос;

✅ все сотрудники работают удаленно, а общение в чатах задач и возможность видеть общий прогресс позволяют авторам и менеджменту чувствовать себя частью единой команды с общими целями.