Переезд из Slack в Руллу: опыт команды, которая устала от компромиссов

Привет! Я Хэнлун Чжао. Раньше я разрабатывал бизнес-системы в корпорациях России и Китая, а сейчас вместе с командой развиваю Руллу — уникальную рабочую среду для коммуникаций и управления проектами.

Slack был у нас с первых дней работы команды — стабильный, удобный, интуитивно понятный инструмент для коммуникации. Мы использовали его в сочетании с Телеграмом: Slack для рабочих процессов, Телеграм для быстрых сообщений и срочных вопросов. Эта система прекрасно работала и устраивала всех.

В 2022 году Slack ушел из России, и мы внезапно лишились привычного удобства и эффективности. Переезд командой в новый мессенджер — хуже пожара. Особенно если некуда переезжать. На поиск нового «дома» ушло много времени, но в итоге нам удалось найти отличное решение, а заодно придать ускорение своему продукту.

В статье рассказываем, как мы справлялись с переездом, какие варианты попробовали и к чему пришли.

Уход Slack поставил нас перед фактом: больше нет возможности продолжать работу в привычном формате. Мы потеряли площадку с удобными каналами, структурированными обсуждениями и интеграциями, которые были основой нашей эффективности. А собственный продукт, корпоративный таск-трекер, был только на начальном этапе разработки.

Сперва не переживали, решили, что прорвемся и без Slack — ведь у нас есть Телеграм. Перенесли туда все коммуникации. По каждой задаче и каждому направлению создавали отдельные чаты: Рулла-дизайн, Рулла-разработка, Рулла-проекты и так далее. В итоге получилось штук 40 рабочих чатов, и даже группировка по папкам не спасала. Сообщения мгновенно терялись в бесконечном потоке, приходилось скакать по чатам и переспрашивать, где найти ту или иную информацию.

Стало ясно, что Телеграм, при всей его популярности, не подходил для серьезных рабочих задач. Он больше для быстрой коммуникации, а в нашем случае сообщения получались длинными, и их было слишком много. Общаться по проектам и детально вести задачи в Телеграме было неудобно.

Забегая вперед, скажем, что до сих пор используем Телеграм. Но активными осталось всего три-четыре чата. Есть общий канал, куда мы закидываем объявления, поздравляем друг друга с днем рождения, делимся мемами. И пара тематических чатов — например, для бизнес-команды и команды маркетинга. Телеграм у нас в основном для организационных моментов: договориться о встрече или что-то быстро уточнить. Детальных рабочих обсуждений, как в корпоративных мессенджерах, у нас там нет.

Попытались приспособить для коммуникаций GitLab. Это не мессенджер, а скорее таск-трекер, специализированный инструмент для управления версиями разработки и репозиториями кода. В GitLab можно оставлять комментарии, и мы попытались организовать там рабочие дискуссии.

Получалось плохо: огромная задача, в ней описание кода, какие-то ссылки, а вдобавок куча комментариев. Сделали вывод, что хотя GitLab является мощным инструментом для управления версиями и задачами, для командных коммуникаций сервис не приспособлен.

Самым ярким и болезненным опытом стал для нас Rocket.Chat. Это open-source решение, бесплатное для базового использования. Rocket.Chat подходил под наши требования и предлагал гибкие возможности интеграции, которые выглядели перспективно. Поэтому решили попробовать. Установили его, перенесли из Slack основные каналы, устроились поудобнее и попытались работать так же, как привыкли: обсуждения по каналам, ветки, треды.

Разочарование наступило быстро. Платформа оказалась слишком сложной и неудобной в настройках, особенно по сравнению с сервисом Slack, воспоминания о котором еще не успели стереться из памяти.

В придачу к этому — постоянные сбои. Rocket.Chat мог упасть в самый неподходящий момент. Обновления почти не выходили — за три месяца использования мы не увидели ни одного серьезного апдейта. Поддержка была доступна, но скорость ответов оставляла желать лучшего. Все выглядело так, будто разработчики махнули рукой: «Ну, работает и ладно. Бесплатно же, терпите».

Мы решили, что терпеть не готовы, и ушли из Rocket.Chat.

Google Chat мы обнаружили случайно в корпоративном Google Space. Чат выглядел как приложение, о котором сам Google забыл — мессенджер никак не рекламируют и не продвигают. А там, оказывается, можно переписываться, создавать группы, делать звонки, ставить задачи и привязывать их к календарю.

Мы потестировали мессенджер несколько дней, но не пошло. Сложно сказать, в чем причина. Чат мог бы стать центром экосистемы Google — хабом, объединяющим все остальные сервисы: хранилище, календарь, почту, задачи. Тогда это был бы мощный инструмент корпоративной коммуникации. Но с Google Chat все почему-то не так.

Microsoft Teams показался перспективным — в чем-то он очень похож на Slack. Попробовали, потыкали — не зашло. Во-первых, мы вообще не работали с другими инструментами Microsoft, например, Outlook, а пользоваться ими вместе с мессенджером было бы логично. Во-вторых, пошли слухи, что Microsoft тоже уйдет с рынка. Решили не рисковать и не связываться с Teams.

Mattermost нас совсем не привлек. Хотя мы знали, что многие компании выбрали именно этот сервис для переезда из Slack. Mattermost — open-source решение. Чтобы его развернуть, нужно потратить время и ресурсы. А что получится в итоге, непонятно. Мы уже обожглись с Rocket.Chat и решили не повторять опыт. Похоже, у этих сервисов есть одна и та же проблема — не слишком отзывчивая поддержка. Наверное, это просто особенности open-source продуктов.

Посмотрели в итоге с десяток разных решений, в том числе российских, и нигде не было такого ощущения удобства и функциональности, который давал Slack.

На все метания и тестирования ушло больше полугода. Тем временем активно шла работа над нашим собственным продуктом — мы разрабатывали Руллу, корпоративный таск-трекер с гибкими настройками и возможностью общения команд. И внезапно подумали, что надо просто начать пользоваться своим сервисом, вместо того, чтобы перебирать сторонние решения.

В тот момент мы как раз выпустили первую версию мессенджера. Наш главный дизайнер провел реформу пользовательского интерфейса и начал продвигать концепцию chart-first. Смысл идеи в том, что таск-трекер и весь остальной функционал — это второстепенное. Первостепенное — это чат. Именно через удобство и интерфейс чата пользователи должны получать остальные инструменты для управления задачами. Это было нашим главным посылом.

Внедрили концепцию chat-first, и Рулла стала похожа на корпоративный мессенджер. А раз у нас есть свой инструмент, почему бы его не использовать? Весной 2023-го мы переехали в Руллу, и поиски других вариантов на этом закончились.

Переход в Руллу занял меньше месяца — никого не надо было обучать, как пользоваться собственным продуктом. Но активно пользоваться мессенджером мы начали только спустя полгода — после ряда доработок. Толчком послужил переезд главного дизайнера в другую часть света. С дизайном связана огромная часть задач и много общения. Разница в часовых поясах привела к асинхронной коммуникации — мы писали друг другу вопросы, потом обсуждали их в тредах. Это побудило разработчиков активно использовать собственный продукт и дорабатывать его как мессенджер.

В августе 2024 года мы выпустили приложение, и после этого уже вся команда стала активно пользоваться Руллой.

Мы изначально стремились сделать стерильную и упорядоченную среду: чтобы никакого хаоса из десятков групп и каналов, а все обсуждения были строго по делу, в рамках конкретных проектов.

Каждая карточка с таском имеет свой чат, где можно обсуждать только то, что касается этой конкретной задачи. Комментарии к задачам работают как мини-мессенджер. Система позволяет легко перемещаться между задачами и их обсуждениями — из чата можно провалиться в конкретную задачу, а из задачи перейти в ее обсуждение.

Чаты сквозные: можно перейти в общий раздел All Chats, где агрегированы переписки из всех задач, всех проектов и даже личные сообщения. Это работает как в Телеграме — новые сообщения всегда всплывают сверху.

Когда задачу завершили, отправляем ее в архив вместе с чатом. При необходимости несложно потом найти нужную переписку — надо просто поднять в архиве задачу и посмотреть все общение по ней.

Мы намеренно не добавили в мессенджер возможность создавать чаты без привязки к таску — есть задача, есть общение по ней. Так не возникает лишнего флуда и информационного шума. Но пользователям, да и нам самим, все-таки не хватает свободных тематических чатов, так что такая доработка уже стоит в планах.

Главный наш вывод — Рулла прекрасно справляется с задачами единого корпоративного пространства для работы и общения. Нам больше не нужно скакать между кучей инструментов для контроля над задачами, общения, хранения файлов. Мы сделали универсальную рабочую среду с трекером задач, мессенджером, хранилищем, библиотекой ссылок.

Отдельная фишка — AI-ассистент, внедренный в чаты. Он понимает контекст переписки, различает участников команды и их роли, может создать задачи на основе обсуждений в чате, подготовить саммари обсуждения, достать из чата любую информацию по проекту.

Например, чтобы вспомнить, что писал директор по маркетингу о новом дизайне, не нужно искать и перечитывать сообщения. Достаточно просто спросить AI-ассистента — он поймет вопрос, найдет информацию и сформулирует ответ. То есть мы получаем не просто список сообщений, как в Телеграм или в Slack, а готовую информацию «Вы обсуждали это в контексте задачи N, директор по маркетингу считает, что дизайн отличный, хотите посмотреть весь диалог?»

Дальше обучим AI-ассистента работать со звонками — записывать их, расшифровывать, обрабатывать, генерировать по ним отчеты и ставить задачи. AI-ассистент в итоге возьмет на себя максимум рутинных действий. Пользователям не придется заниматься лишней работой. Все, что требуется, — это общаться в мессенджере. Например, вы созвонились с коллегой по новому проекту и продолжили обсуждение в чате. Искусственный интеллект автоматически выделит из беседы ключевые задачи, зафиксирует их и добавит в систему. Вам останется только убедиться, что все сделано верно. Все технологии для таких интеграций есть, осталось только реализовать.

Регистрируйтесь в Рулле, создавайте командное пространство и управляйте проектами как супермены 🚀