ROSTIC'S — отечественная сеть ресторанов быстрого обслуживания, которая специализируется на блюдах из курицы. Более, чем 1250 заведений в 74 регионах России управляются преимущественно пулом франчайзинговых партнеров, что делает компанию крупнейшей сетью в России по количеству ресторанов.
«Ямми Груп» — один из крупнейших франчайзи-партнер ROSTIC'S. Компания основана в 2008 году, сейчас в ней работает более 2000 человек, предприятие продолжает расширяться. Разрозненные коммуникации внутри команды и с подрядчиками приводили к неэффективному выполнению задач, потере информации и срывам сроков. Перед ними стояли две задачи:
1. Оптимизировать взаимодействие внутри команды и работу с подрядчиками при открытии ресторана.
2. Улучшить контроль за выполнением задач в рамках проекта.
2. Улучшить контроль за выполнением задач в рамках проекта.
Проблема: из-за разрозненных коммуникаций терялись задачи и горели сроки
Открыть ресторан, тем более высококачественный ресторан быстрого обслуживания, непросто. Нужно найти подходящую локацию и провести переговоры с арендодателем, заключить договор, разработать дизайн-проект, сделать ремонт в помещении, провести инженерные системы и установить оборудование. Затем работает команда открытия: опытные менеджеры сети занимаются наймом и обучением персонала. Для эффективности процессов необходима отлаженная коммуникация с подрядчиками и внутри команды.
У «Ямми Груп» не было единого рабочего пространства, в котором бы фиксировались задачи. Сотрудники и подрядчики обсуждали задачи в разрозненных каналах связи: по электронной почте, в звонках и массовых мессенджерах.
«Из-за отсутствия унифицированных коммуникаций задачи не выполнялись, о чем-то могли забыть. Какие-то проблемы выявлялись слишком поздно, когда уже не было возможности оперативно их устранить: например, поставщик перенес доставку, строители приехали невовремя, во всех процессах требовался постоянный контроль», — рассказал Рахман Мусаев, генеральный директор «Ямми Груп».
Решение: объединили все взаимодействия в одном рабочем пространстве
Команда Руллы предложила решение:
- объединить все каналы связи и задачи в экосистему с доступом в режиме одного экрана;
- настроить мультикомандное пространство, в котором подрядчики будут видеть на доске только свою часть задач;
- использовать встроенный AI-ассистент, который понимает контекст переписки и задач, умеет различать участников команды, готовить саммари и находить данные по проектам.
Создатели сервиса помогли «Ямми Груп» настроить пространство под текущие процессы.
Мессенджер с закрытым контуром. Персонал теперь переписывается в корпоративном мессенджере — это помогает не отвлекаться от работы на личную переписку. А после работы можно спокойно отключить приложение и отдыхать, не отвлекаясь на деловые уведомления.
«У нас появилось такое негласное правило: все, что сказано не в Рулле, недействительно. Сотрудники могут обсуждать задачи где угодно — по почте, в звонке или личных чатах, но потом им нравится фиксировать тезисы в корпоративном мессенджере. Это помогает им ничего не забывать, а в последствии — не тратить лишнее время на поиск информации», — поделился Рахман Мусаев, генеральный директор «Ямми Груп».
Защита данных. В корпоративном сервисе сотрудники точно не скинут данные в посторонний чат по неосмотрительности. Сервис хранит данные на территории РФ, предоставляет SLA и постоянную поддержку по техническим вопросам.
Гибкие доступы. Потоковые задачи перенесли в таск-трекер и настроили права доступов для департаментов и подразделений компании. Теперь каждый сотрудник видит только те задачи, в которых он задействован — это помогает ему сконцентрироваться на работе и быстро находить нужные данные.
Доступ для компаний-подрядчиков был настроен так, чтобы они видели только те задачи, которые входят в их зону ответственности. Для руководителей этих компаний была реализована возможность самостоятельно подключать нужных сотрудников.
Сейчас постановка задач и все коммуникации в рамках проекта происходят на платформе, а AI-ассистент помогает снять нагрузку с участников проекта:
- Сотрудники могут запросить саммари, например, по тому, что произошло за последние 24 часа, или быстро найти конкретную задачу.
- AI-ассистент с учетом контекста автоматически добавляет на канбан-доску задачи на основе переписки в мессенджере, а также назначает на них исполнителя и срок.
В планах расширение функционала AI-ассистента: с его помощью на основании анализа таск-трекера будет формироваться отчет: руководителю больше не нужно будет самостоятельно анализировать большое количество информации.
В коммуникациях с подрядчиками компания использует мобильное приложение Руллы.
Переписка в мобильной версии Руллы
«Часто подрядчики — это люди, которые не пользуются компьютером. Например, маляры. Для них канбан-доска — что-то сложное и непонятное. С ними мы работаем с помощью мобильного приложения. Для них это обычный чат в мессенджере: они просто пишут в приложении, что работа выполнена, и прикрепляют фото», — пояснил Рахман Мусаев, генеральный директор «Ямми Груп».
Результаты
- Прозрачное взаимодействие команды с подрядчиками.
- Понимание общей картины проекта и контроль за процессами.
- Оперативное выявление и своевременное разрешение проблем в ходе открытия ресторана.
- Повышение эффективности, дисциплины и организованности команды.
- Снятие с менеджмента 20% рутинной работы.
«Рестораны зачастую строятся параллельно. Благодаря внедрению Руллы появилась возможность контролировать процессы и оперативно решать проблемы даже в таких условиях», — отметил Рахман Мусаев, генеральный директор «Ямми Груп».«Рестораны зачастую строятся параллельно. Благодаря внедрению Руллы появилась возможность контролировать процессы и оперативно решать проблемы даже в таких условиях», — отметил Рахман Мусаев, генеральный директор «Ямми Груп».
Ресторан ROSTIC'S в день открытия
Команда Руллы продолжает помогать «Ямми Груп» оптимизировать строительство ресторанов. В разработке новые функции сервиса:
— анализ общения в мессенджере при помощи AI;
— автоматическая подготовка отчетов на основе общения команды с подрядчиками;
— подготовка отчета для руководителя на основе анализа канбан-доски.
В перспективе планируется снять 80% рутины с команды — это позволит сотрудникам сместить фокус на функциональные задачи и увеличит их производительность.
Рулла — эффективное и безопасное решение для рабочих коммуникаций и управления проектами. Здесь есть корпоративный мессенджер, трекер-задач, AI-ассистент, адресная книга и хранилище файлов. Подключитесь прямо сейчас и тестируйте два месяца тариф «Профи» бесплатно. Мы готовы проконсультировать вас и подсказать, как настроить инструмент под ваши бизнес-процессы.
— анализ общения в мессенджере при помощи AI;
— автоматическая подготовка отчетов на основе общения команды с подрядчиками;
— подготовка отчета для руководителя на основе анализа канбан-доски.
В перспективе планируется снять 80% рутины с команды — это позволит сотрудникам сместить фокус на функциональные задачи и увеличит их производительность.
Рулла — эффективное и безопасное решение для рабочих коммуникаций и управления проектами. Здесь есть корпоративный мессенджер, трекер-задач, AI-ассистент, адресная книга и хранилище файлов. Подключитесь прямо сейчас и тестируйте два месяца тариф «Профи» бесплатно. Мы готовы проконсультировать вас и подсказать, как настроить инструмент под ваши бизнес-процессы.
