6 причин, почему вашей компании точно нужен мессенджер для бизнеса

Зачем компании специальный софт, если сотрудники могут общаться в любом публичном приложении — например, Telegram или WhatsApp? Причин много: например, в обычном мессенджере коллеги могут отвлекаться на личную переписку, путаться в задачах или случайно отправить конфиденциальную информацию не в тот чат.

Вот шесть аргументов, почему корпоративный мессенджер в 2025 году — не роскошь, а необходимое средство для оптимизации процессов и защиты данных.

Рабочий мессенджер — это инструмент для корпоративного общения внутри компании. Среди решений этого типа есть общепринятые стандарты: например, программисты используют Slack, а крупные корпорации выбирают Microsoft Teams. В России точнее будет сказать «использовали» и «выбирали»: зарубежные гиганты ушли с отечественного рынка и перекрыли бизнесу доступ к своим услугам.

На смену западным игрокам пришли российские корпоративные мессенджеры, аналоги цифровых трендсеттеров недавнего прошлого. В их числе — Яндекс Мессенджер для бизнеса, VK Teams, eXpress, Пачка, Compass, Time и Рулла, в блоге которой вы сейчас находитесь. Какой из мессенджеров лучший — можно решить только исходя из задач конкретной компании.

Например, Рулла точно подойдет если у вас маркетинговое, PR-агентство, коммерческая редакция или другая команда до 100 человек с множеством потоковых задач и коммуникаций в процессах. Попробовать можно бесплатно.

Если сотрудники переписываются по работе в личном мессенджере, могут возникнуть проблемы. В одной ленте смешиваются деловые и личные чаты, новостные каналы и развлекательные паблики. В итоге работник отвлекается и может пропустить важное сообщение, а после работы — продолжает дёргаться от звука уведомлений.

У корпоративного мессенджера закрытый информационный контур: здесь всё по полочкам и ничто не отвлекает от рабочих задач. Даже если сотрудники заведут здесь канал с котиками или чат про шашлыки на майских, всё равно большую часть экрана будет занимать деловое пространство.

Современный корпоративный мессенджер — это удобный и дружелюбный онлайн-офис. Сотрудник заходит в чаты только в рабочее время, а вечером, на выходных и в отпуске деловая переписка и уведомления не отвлекают его от отдыха. Этовлияет на удовлетворенность и мотивацию персонала.

В публичном мессенджере если сотрудник уволился, приходится вручную удалять его из десятков чатов. Это долго, поэтому в некоторых компаниях забивают на такой важный процесс. В итоге бывшие коллеги продолжают читать рабочую переписку — а это серьезный риск информационной безопасности, который грозит утечками, штрафами и другими проблемами.

В корпоративном сервисе для делового общения можно оперативно добавлять и удалять сотрудников из рабочего пространства. Например, в Рулле можно быстро отключить пользователя от проекта — и он сразу же утратит доступ к чатам и ко всем конфиденциальным данным.

Еще одна важная функциональность — мультикомандное пространство. Например, вы подключаете к проекту подрядчика и его нужно добавить в пять чатов из двадцати, чтобы не показывать «исподнее». В Рулле такая опция есть: сами с удовольствием пользуемся и клиентам советуем.

С мая 2025 года в России ужесточили ответственность компаний за нарушения в области персональных данных — например, действия или бездействие, повлекшие утечку сведений. Штрафы для юрлиц увеличились до 300 тыс. рублей, а за повторное нарушение — аж до трех миллионов рублей.

В безопасном приложении для делового общения есть встроенная защита и дополнительный контроль подлинности пользователей, а данные хранятся в соответствии с требованиями законодательства. Это исключает преднамеренные и непреднамеренные утечки, а также пропажу данных по причине остановки оборудования и кибератак.

Например, в Рулле — шифрование трафика TLS 1.3 и авторизация по по протоколу OAuth 2.0. ЦОДы находятся в России и соответствуют сертификации Tier III: если в одном дата-центре возникнет поломка или даже полная остановка в результате катастрофы — данные сохранятся в другом ЦОДе, а сервис продолжит работать в штатном режиме.

Исследование Harvard Business Review говорит, что работники могут переключаться между приложениями до 1200 раз в день и до 4 часов за рабочую неделю. В итоге — люди устают, эффективность теряется, а данные могут пропасть в процессе.

Разрозненный «зоопарк» цифровых инструментов не только утомляет сотрудников, но и увеличивает риск утечек данных. Какой смысл в защищённых рабочих чатах, если сотрудники всё равно обмениваются файлами или обсуждают задачи в другом публичном сервисе?

Компании выбирают цифровые решения, в которых мессенджер объединен с другими сервисами для общения и работы персонала. Например, Рулла — бесшовное решение, в котором есть трекер задач с канбан-досками и чаты с AI-ассистентом.

Дополнительный плюс интеграции сервисов — кросс-сценарии. Например, в Рулле чаты мессенджера можно привязать к таскам на доске. В итоге команда может быстро находить контекст переписки и не путается в задачах. А встроенный виртуальный помощник поможет найти любую информацию по проекту за считанные секунды.

По данным исследования McKinsey сотрудники тратят до 20% рабочего времени на поиск нужной информации и контактов. Чтобы «с нуля» найти коллегу в публичном мессенджере, нужно раздобыть его номер телефона или ник: приходится спрашивать в чатах или искать в соцсетях. В корпоративном приложении всё намного проще: контакты всей команды уже есть в приложении и их можно открыть в пару кликов.

Например, в Рулле есть адресная книга, в которой можно найти любого пользователя в строке поиска — даже если знаете только его имя или фамилию. Это удобно, например, если вы помните фамилию коллеги, но не помните, как его зовут.

В обычных мессенджерах нет службы поддержки (или есть, но чисто символическая — на запросы отвечает бот, а вопрос могут рассматривать несколько дней). Если возникнут проблемы, компании придется разбираться в одиночку. В сервисах для рабочих коммуникаций служба поддержки отвечает на вопросы, помогает разобраться с функциональностью и настройками.

А ещё с корпоративным поставщиком вы заключаете SLA — соглашение, которое гарантирует уровень и качество услуг. Это значит, что сервис точно не «обвалится» в самый неподходящий момент, а данные из него не окажутся в сети: вендор несёт за это ответственность.

В Рулле техподдержка — наша гордость. Мы всего год на рынке и оказываем клиентам в буквальном смысле слова бутиковый сервис. Планируем, что с масштабированием решения уровень останется таким же и даже выше.